Projecten, externe partijen en besluiten van je bestuur op één scherm
Voor verenigingen en stichtingen met commissies, congressen en externe partijen. Je ziet wat er loopt, wie het trekt, wat bij een partner ligt en wat op een besluit van het bestuur wacht.
Van losse plekken naar één overzicht
Links de huidige situatie: afspraken verspreid over mappen, chats, documenten en notities. Rechts dezelfde afspraken in het bestuursdashboard. Sleep de schuif om te vergelijken.
Huidige situatie: afspraken verspreid over een gedeelde map, een Excel-planning, een chat, notulen in Word, een Dropbox-map, notities, mail en een geeltje.
- Zaal vastleggenKlaarHenk · bevestiging staat erbijwas: Excel
- Sprekers benaderenLooptMarieke · 4 van 9 toegezegdwas: Notities en Dropbox
- Advies commissie ethiekBesluitSanne · op de agenda van 12 novemberwas: mail en Word
- Contract cateringActieHenk · opzeggen vóór 1 maartwas: Teams en een geeltje
- SponsorbrochureBesluitYoussef · wacht op het budgetwas: Excel
- Hotels sprekersTe laatMarieke · deadline was 15 oktoberwas: Excel
Klik door de schermen
Acht onderdelen van hetzelfde dashboard, met verzonnen voorbeelden.
Wat je in het dashboard bijhoudt
-
Wat op het bestuur wacht. Per punt waarom het blokkeert en bij wie het ligt. Dit is de startpagina.
-
Commissies en werkgroepen. Per groep het aantal leden, wie uit het bestuur de lijn heeft, wat er loopt en welk advies op een besluit van het bestuur wacht.
-
Projecten. Per project wie het trekt, hoe het ervoor staat en wat de volgende stap is. Taken toevoegen en afvinken doe je op dezelfde plek.
-
Congressen en cursussen. Per bijeenkomst wat vastligt en wat nog open is, met de planning per maand naar de dag toe.
-
Sprekers. Per spreker het onderwerp, de dag en de stand: idee, benaderd, toegezegd of afgezegd.
-
Accreditatie. Per congres of cursus de aanvraag, het aantal punten, de deadline en wie het regelt.
-
Contracten. Looptijd, opzegtermijn en of een contract vanzelf verlengt. Je ziet op tijd wanneer het bestuur moet beslissen over verlengen of opzeggen.
-
Externe partijen. Per partij wat ze voor jullie doen, de contactpersoon, wie bij jullie de lijn heeft en de volgende actie. Wat niemand weet, staat er als "onbekend".
-
Binnengekomen. Een vraag van een sponsor, een offerte, een mail van een spreker. Je ziet naar wie het gaat en of er een besluit over nodig is.
Ook in het dashboard: taken per persoon. Vergaderingen, besluiten, acties en de weekmail zitten in de basis. De andere onderdelen richten we samen met jullie bestuur in.
Voor, tijdens en na de vergadering
- Voor
Iedereen zet zijn standpunt bij de besluiten: eens, oneens of meer informatie. Onder elk agendapunt staat wat er al bekend is, dus niemand hoeft tijdens de vergadering iets op te zoeken.
- Tijdens
Het concept-verslag schrijft mee: wie wat vond en welke vragen er lagen. Een besluit gaat met datum en motivering het register in.
- Na
Elke actie staat op naam, met een datum. Ligt iets bij een externe partij, dan staat erbij wat de volgende stap is en wie bij jullie de lijn heeft.
Het contract loopt tot juni 2027 en verlengt niet vanzelf. Opzeggen kan tot 1 maart. De cateraar biedt een jaar verlenging aan tegen dezelfde prijs.
Besluit: Verlengen we de catering met een jaar?
Besluiten voor15 novemberanders op de vergadering
Catering verlengen: Sanne is eens, Youssef is oneens en Henk wil eerst meer informatie.
Probeer het: klik als Marieke op Eens, Oneens of Meer informatie.
Voor wie het is
Dit is voor jou als
- je in het bestuur zit van een vereniging of stichting die congressen, cursussen of grote projecten organiseert;
- commissies of werkgroepen adviezen aan het bestuur geven, en je wilt zien wat daar loopt;
- een deel van het werk bij externe partijen ligt: een evenementenbureau, leveranciers, sprekers of sponsors;
- de planning nu in een Excel-lijst of gedeelde map staat die alleen de maker echt snapt.
Dit is niet voor jou als
- je projectsoftware zoekt voor het team dat het werk uitvoert;
- je een ledenadministratie of boekhoudpakket zoekt;
- je wilt dat het de systemen van je partners vervangt. Kaartverkoop en sponsorcontracten blijven lopen waar ze nu lopen. In het dashboard houd je bij wat het bestuur ervan moet weten.
Het werk ligt voor een deel buiten je bestuur. Het overzicht hoort erbinnen.